昨年度は自治会の班長、今年度は自治会の副班長をやることになりました。
世帯数は200を超えるぐらいなので小さめです。
今年の会長が気にしている電子化が興味をひくものだったので使えそうなソフトが無いか調べてみました。
現状の自治体でデジタル化できそうなターゲット
私の所属する自治体は紙媒体での連絡方法が使われています。
そこでデジタル化できそうなターゲットを抜き出してみました。
幹部への連絡
まだ、副班長としての活動はしていないために詳細は不明ですが数人であるため、電話、E-mailなどでの連絡方法が確立している気はします。
ただ、あとから見返すことも考えるとシステム化しておく方がよさそうと思いました。
班長への連絡
班数が10を超えるため、管理者が追加していく方式でのやり方は大変。
E-mailに送信先をいちいち追加していくのは難しいだろうし…と悩むところです。
自治体参加者
自治体への参加は任意であるため、参加していないところもあります。
その場合は自治会に関する連絡は対象外となりますので、間違って連絡がいかないよう気を付ける必要があります。例えば、自治会費の徴収とか…
全戸対象
市など公共機関からの全戸配布資料が届くこともあります。
その場合は自治体参加に関係なく、届ける必要があります。
なお、非常時の連絡も含みます。
デジタル化に使えそうなツール
まだ、デジタル化の入り口ということで無料ツールを基準として調査しました。
Line
一度は聞いたこと、日常でも使っている人の多いLine
こちらも機能を使い分けることでかなり役に立ちそうです。
Lineのグループ機能
Line使用者なら使っているであろうグループ機能。クラスだったり、職場だったり、趣味の仲間だったりと使い方は多種多様。
グループは招待制なので、少人数ならかなり便利な機能です。
Lineのオープンチャット機能
知ってる人は使っているオープンチャット。実はいわゆる鍵垢にすることも可能。
パスワード設定をすることにより、加入者を限定することができます。
自治体なら多くても数百世帯なので、最大5000人までも参加ができるオープンチャットなら情報伝達もできると思います。
メーリングリスト
電子メール発祥の頃からあるんじゃないかと思われる結構歴史のあるツール。
相手が電子メールを使えることが条件とはなりますが、スマホが一般化した現在なら使うための壁も低いと思います。
ただ、情報が送りっぱなしで相手が閲覧したかわからないのが困るところです。
ブログ
管理者が必要となりますが、詳細な情報を発信することができ、画像、動画などかなり分かりやすい方法をとることができます。閲覧はスマホのブラウザでもできるので簡単だと思います。
ただ難点は、運用にある程度の知識が必要となることですね。
掲示板の電子化ツール
幾つか検索ではヒットするのですが、使い方などが出てきませんでした。事例紹介はあるものの2~3行程度の文章であまり役に立たない。基本的には有料版となっているため、導入するにはほかの自治体や市町村からの情報が頼りになりそうです。
最後に
身近に使っているツールも、見方を変えれば有用なものとなります。
これまでの労力を減らし、別のことを出来るようにするためにもデジタル化を進めていきたいものです。
